Wie Workato mit Leapsome zusammenarbeitet, um Engagementprozesse neu zu gestalten und Mitarbeiter in einem herausfordernden Umfeld zu unterstützen
„Leapsome ist ein großartiges Produkt zu einem guten Preis. Der Wert geht weit über die Funktionen und Fähigkeiten hinaus, die es bietet. Sie können eine echte Partnerschaft mit Leapsome eingehen.
Sie haben sehr gut auf uns reagiert und auf unsere Anfragen gehört - und das nicht nur während des gesamten Verkaufszyklus. Wann immer wir Probleme haben, reagieren sie sehr einfühlsam und lösungsorientiert.“
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Ursprünglich war das Team von Workato auf der Suche nach einem Umfrage-Tool, das sie in einer Phase schnellen Wachstums unterstützen sollte. Sie brauchten etwas, das es Mitarbeitenden ermöglichte, ihre Meinungen anonym zu äußern und dem People-Team und der Unternehmensleitung wertvolles, ehrliches Feedback für Initiativen zu liefern. Jessalyn Klein, Head of Talent Management, und Jessie Martin, Senior Manager TA Programs and People Experience, erinnern sich: Als das Team noch klein war, fiel es Mitarbeitenden leichter, Ideen und Feedback auszutauschen. Das schnelle Wachstum brachte jedoch neue Herausforderungen, und sie bemerkten, dass sich weniger Leute frei äußerten als früher.
Das Workato-Team wollte mit dem Wachstum keine wertvollen Erkenntnisse verlieren und sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden eine Stimme haben. Die Entscheidung fiel, in eine Employee Engagement-Plattform zu investieren.
Zunächst arbeiteten sie mit einem anderen Anbieter für Mitarbeiterengagement zusammen, stellten jedoch fest, dass es nicht die richtige Wahl war. Sie benötigten mehr Anpassungsmöglichkeiten: Sie wollten eigene Fragen konfigurieren statt auf einen festen Fragenkatalog zurückzugreifen, ihre eigene Umfrage-Frequenz wählen und vor allem mit einer Plattform zusammenarbeiten, die schnellen, fokussierten Support bietet.
"Anfangs war uns klar, dass wir einen zentralen Ort brauchten, um Feedback zu verschiedenen Themen zu sammeln, und dass Menschen dabei anonym bleiben können. Nicht alle fühlen sich wohl dabei, ihre Meinung zu teilen, vor allem, weil wir sehr schnell gewachsen sind und die Themen komplexer wurden.
Wir haben zunächst eine andere Umfrage-Plattform ausprobiert, aber sie hat nicht funktioniert. Der eNPS wurde nicht nach Industriestandard berechnet, und wir waren auf einen festen Fragensatz und eine feste Frequenz festgelegt. Wir brauchten etwas, das sich an unsere Bedürfnisse anpasst und zu unserem Stand als Unternehmen passt.
Leapsome war die richtige Wahl, weil es unser Grundbedürfnis erfüllte, auf die Stimmung der Mitarbeitenden zu hören, und zusätzlich die Anpassungsmöglichkeiten bot, die wir gesucht hatten."
Das Team evaluierte verschiedene Lösungen, darunter Lattice und Qualtrics. Am Ende stießen sie auf Leapsome und erkannten nach der Evaluierung: Die Plattform bot genau die Anpassungsmöglichkeiten, die sie brauchten. Darüber hinaus verfolgt Leapsome einen All-in-one-Ansatz und bot die Möglichkeit, Umfrageergebnisse später durch weitere Module wie Ziele und Reviews in konkrete Maßnahmen zu übertragen.
"Wir wollten ein Tool, in das wir hineinwachsen können. Uns gefiel die Idee, dass es nicht nur für Umfragen gedacht war, und Leapsome hatte die Möglichkeit, es in Performance-Management, Lernen und Zielsetzung auszubauen.
Wir gehen davon aus, diese Module in den nächsten Jahren zu nutzen. Wir wollten sicherstellen, dass wir nicht ein Produkt nach dem anderen austauschen oder fünf Produkte kaufen müssen, obwohl eines reicht."
Leapsome erfüllte alle Anforderungen des Workato-Teams:
Ein Aspekt der Leapsome-Plattform, der das Workato-Team besonders überzeugte, war die Möglichkeit, Umfrageergebnisse nach Performance-Kennzahlen zu kategorisieren. Bei der kombinierten Nutzung von Leapsome Surveys und Reviews lässt sich die Umfrage-Heatmap nach Performance-Quantilen segmentieren. Das ermöglicht es People-Teams, Durchschnittswerte ihrer High- und Low-Performer einzusehen und so die Themen zu identifizieren, die den stärksten Mitarbeitenden am meisten am Herzen liegen, während sie Ineffizienzen bei weniger produktiven Mitarbeitenden adressieren können.
"Die Möglichkeit, Antworten nach Performance-Bewertungen zu kategorisieren und dabei Anonymität zu wahren, ist für uns wirklich wichtig.
Die Heatmap zeigt uns, welches Feedback von High- vs. Low-Performern kommt oder von langjährigen vs. neuen Mitarbeitenden. Jede Gruppe spricht aus einer anderen Perspektive, und wir sehen, welche Themen unsere Leistungsträger bewegen und was Low-Performern fehlen könnte, um produktiver zu sein. Das Performance-Management-Modul in Leapsome gibt zusätzlichen Kontext und macht das Feedback deutlich aussagekräftiger."
Wie viele Unternehmen im SaaS-Bereich spürt Workato die Auswirkungen der aktuellen makroökonomischen Herausforderungen. Das macht es umso wichtiger, auf das Feedback der Mitarbeitenden zu hören, die Auswirkungen auf die Stimmung zu verstehen und Maßnahmen zu setzen, die das Team stärken und die Moral aufrechterhalten.
Jessalyn, Jessie und der Rest des People-Teams starteten mit einer Kulturumfrage in Leapsome. Ziel war es, die Veränderung der Stimmung über Zeit zu verstehen und neue Themen oder Trends zu identifizieren.
Zusätzlich führten sie eine Pulsumfrage innerhalb des HR-Teams durch. In diesem Team hatte es zuletzt schnelle Veränderungen gegeben, von neuen Mitgliedern bis zu strukturellen Anpassungen. Deshalb wollten Jessalyn, Jessie und der Chief People Officer genau wissen, wie sich die Gruppe an die Veränderungen anpasst und wo sie zusätzliche Unterstützung braucht.
Mit Leapsome hat das Workato-Team ein Tool gefunden, das ihre Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit voll erfüllt. Das Team schätzt auch die Möglichkeit, eine eigene Integration mit ihrem HRIS Namely über API aufzubauen.
Das Workato-Team wollte einen Anbieter mit Markterfahrung und der Fähigkeit, individuellen Support zu leisten.
"Leapsome hat einen großartigen Kundenservice. Sie sind sehr responsiv auf Feedback eingegangen, und ihre Funktionalität sowie der Support haben uns geholfen, konkrete Probleme zu lösen. Eine solche Partnerschaft hatten wir mit unserem früheren Anbieter nicht."
Eine der Funktionen, die das Workato-Team besonders schätzt, ist die Möglichkeit für Mitarbeitende, anonyme Kommentare zu hinterlassen. Als sie mit Leapsome starteten, war diese Funktion noch nicht verfügbar und sie nutzten einen Workaround. Dann veröffentlichte Leapsome die anonyme Feedback-Box, teilweise auf Basis von Feature-Anfragen von Workato und anderen Kunden. Jessie und Jessalyn sind dankbar für die schnelle Reaktion von Leapsome und freuen sich über die vertrauensvolle Beziehung zu ihrem CSM und dem gesamten Leapsome-Team.
Heute nutzen Mitarbeitende die Feedback-Box aktiv, und das People-Team gewinnt daraus wertvolle Erkenntnisse, während Mitarbeitende das Gefühl haben, sich sicher und offen äußern zu können.
"Der Customer Service bei Leapsome war für uns enorm wertvoll. Sie haben auf unser Feedback sehr reagiert. Auch das Help Center innerhalb der Plattform ist schnell und die Antworten sind präzise und klar.
Insgesamt war es eine sehr positive Erfahrung. Bei manchen Software-Produkten fühlt sich der Support fast roboterhaft an, man ist sich nicht sicher, ob die Antwort von einem Menschen oder einer KI kommt. Bei Leapsome ist das Feedback sehr persönlich. Mein Problem wird nicht nur gelöst, es wird auch genau auf das eingegangen, was ich gefragt habe. Ich kann den Support bei Leapsome nicht genug loben."
Die HR-Pulsumfrage hat dem Workato-Team geholfen zu verstehen, wie Mitarbeitende auf Veränderungen in ihren Teams und Rollen reagieren. Sie identifizierten Wissenslücken in Teams, die Manager oder Schlüsselpersonen verloren haben, und erkannten, dass mehr Klarheit über die Gesamtvision und das Ziel der Transformation gebraucht wird. Die Umfrage diente als wichtige Discovery-Phase, um Probleme frühzeitig zu erkennen. Jetzt können sie gezielt an Initiativen arbeiten, um mehr Klarheit zu schaffen und Mitarbeitende in ihren neuen Rollen voll zu befähigen. Diese Umfrage nach einem großen Strukturwandel durchzuführen war entscheidend, um spätere Verluste in Produktivität, Mitarbeiterengagement und Wohlbefinden zu vermeiden.
"Wir setzen gerade noch einige der Dinge um, für die wir in der Umfrage sensibilisiert haben. Was das qualitative Feedback angeht: Die Beteiligung war wirklich stark. Die Leute wollten zeigen, wo sie in der Organisation stehen, und nutzten die Gelegenheit, uns ihre Sicht auf die Transformation mitzuteilen. Es hat auch die Führungskräfte darüber informiert, dass wir bei der HR-Transformation das Tempo etwas herausnehmen müssen."
Ad-hoc-Umfragen wie diese können bei großen Projekten unglaublich hilfreich sein, weil sie Projektverantwortlichen ermöglichen, Timelines anzupassen und Pläne entsprechend zu justieren.
In Zukunft wollen sie eine neue jährliche Engagement-Umfrage entwickeln, die eigene angepasste Fragen mit Leapsomes Benchmarking-Fragen kombiniert. Das Ziel: mit verschiedenen Umfragen Trends identifizieren und bessere Daten zu Fluktuationsraten und eNPS gewinnen, einschließlich Onboarding- und Exit-Umfragen, um die Mitarbeitererfahrung besser zu verstehen.
Neben der Überarbeitung der Umfrage- und Engagement-Strategie plant Workato die Einführung weiterer Leapsome-Module, darunter Reviews und Ziele.
Das Team arbeitet kontinuierlich an Initiativen aus dem Feedback. Im SaaS-Bereich ist es wichtiger denn je, Mitarbeitende wirklich zu hören und ihnen die Unterstützung zu geben, die sie benötigen, um produktiv und engagiert zu bleiben.
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