HRIS-RFP: Leitfaden plus kostenlose Vorlage

Mehr als 75 % der Organisationen nutzen 2025 ein HRIS, aber nur 24 % der People-Profis sagen, dass sie das Beste aus ihrer HR-Tech holen.* Noch beunruhigender: Zwei Drittel sind überzeugt, dass die Wirksamkeit ihrer Abteilung sinken wird, wenn sie ihre Tech-Strategie nicht verbessern.**

Die Wahl des richtigen HRIS ist also entscheidend. Was „richtig“ heißt, hängt von euren Prioritäten ab.

Wenn Mitarbeiterengagement im Fokus steht, braucht ihr starke L&D- und Survey-Funktionen. Geht es um interne Mobilität, sind Performance-Management-Tools am wichtigsten. Diese Prioritäten prägen euren Auswahlprozess und die Art, wie ihr eure HRIS-Request for Proposal (RFP) aufbaut. Wer sie richtig setzt, holt das Beste aus der Investition und schafft die Basis für ein erfolgreiches Team.

Dieser Leitfaden zeigt euch, was in eine RFP gehört, und enthält eine kostenlose HRIS-RFP-Vorlage, mit der die Auswahl leichter wird.

🤔 Unsicher, wo ihr bei eurer HRIS-RFP starten sollt?

Unsere kostenlose HRIS-RFP-Vorlage führt euch Schritt für Schritt durch die Erstellung einer erfolgreichen Ausschreibung.

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*Leapsome Workforce Trends Report, 2024

**Gartner, 2024
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Unsere kostenlose HRIS-RFP-Vorlage zum Download

Eine HRIS-RFP zu schreiben, kann aufwendig sein. So eine Ausschreibung verlangt einen gründlichen Überblick über das gewünschte System: technische Anforderungen, Preise, Funktionsumfang. Dazu kommt Hintergrund zu eurem HR-Team und Unternehmen.

Der Anfang ist oft das Schwerste. Aber keine Sorge: Mit diesem Leitfaden und unserer kostenlosen HRIS-RFP-Vorlage fließen die Anbieterantworten schnell.

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Eine wirksame RFP zu erstellen, ist eine Herausforderung. Unsere Vorlage macht den Einstieg einfach.

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So schreibt ihr eine HRIS-RFP: die Schlüsselbausteine

Eine gut strukturierte RFP sorgt dafür, dass ihr das passende System wählt. Diese Bausteine gehören rein:

• Geschäftsziele und HR-Anforderungen: Definiert, was euer HRIS leisten soll: ob es Performance-Management vereinfachen, HR-Kernprozesse automatisieren oder das Engagement messen soll.
  
  Ein HRIS hat einen breiteren Scope als andere HR-Systeme. Es ist also okay, hier mehrere HR-KPIs aufzuzeigen. Das richtige HRIS passt sich euren individuellen Bedarfen an.

🤔 Wusstet ihr? „HRIS“ wird oft als Sammelbegriff für umfassende HR-Systeme genutzt. Es gibt aber unterschiedliche HRIS-Typen, dazu Human Capital Management (HCM) und Human Resources Management Systems (HRMS).

💡Den Unterschied zu kennen ist entscheidend, damit ihr die richtige Lösung wählt.

• Technische Anforderungen: Klärt, ob ihr eine Cloud-Lösung oder ein On-Premise-System braucht. Bedenkt auch Integrationen mit Payroll, Applicant Tracking Systems (ATS) oder Kommunikationsplattformen.

• Sicherheit und Compliance: Listet branchenspezifische Standards, bei denen ihr keine Kompromisse macht (z. B. DSGVO, ISO 27001:2022, CCPA). Wenn ihr das vorab klärt, könnt ihr sicher sein, dass euer HRIS-Anbieter eure Sicherheitsanforderungen erfüllt.

• Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit: Euer HRIS soll Wachstum ermöglichen, nicht bremsen. Recherchiert flexible Preise, modulare Add-ons und AI-Funktionen, um zu verstehen, wie sich die Plattform mit eurem Business entwickelt. Nehmt diese Punkte in eure RFP auf.

• Implementierung und Trainings-Support: Fragt nach Onboarding-Unterstützung, Trainingsmaterialien und Verfügbarkeit des Kundenservice. Wenn ihr eine bestimmte Time-to-Value oder einen Roll-out-Zeitraum braucht, macht das transparent.

• Preisstruktur und Total Cost of Ownership: Verlangt eine detaillierte Preisaufstellung mit Setup-Gebühren, Subscription-Kosten und möglichen Add-ons. Im Idealfall bietet euer HRIS klare, modulare Preise, ganz ohne versteckte Kosten.
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Der HRIS-RFP-Prozess: Schritt für Schritt

Das sind die wichtigsten Schritte beim Aufbau einer HRIS-RFP. Vergesst nicht, unsere kostenlose Vorlage herunterzuladen. Damit wird der Prozess deutlich einfacher.
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1. Interne Anforderungen sammeln

Bevor ihr in die Anbieterrecherche einsteigt, holt die wichtigsten Stakeholder an einen Tisch: Geschäftsführung, Finance, Operations. Definiert gemeinsam, was euer HRIS leisten muss.

Trennt Must-haves von Nice-to-haves. Vielleicht sind AI-gestützte People Analytics, automatisierte Performance-Management-Zyklen und granulare Automatisierungen essenziell. Bei Themen wie Recruiting-Funktionen oder Custom Dashboards seid ihr flexibler. Diese Kategorien vorab festzulegen, hilft euch bei der Bewertung und macht die Auswahl im Verlauf reibungsloser.

Fällt es schwer, HRIS-Funktionen zu priorisieren? Fragt Teammitglieder aus anderen Bereichen, was sie am wertvollsten finden. Mitarbeiterbefragungen bestätigen, dass euer HR-System echte Bedarfe trifft.
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2. Potenzielle Anbieter recherchieren

Erstellt eine Shortlist auf Basis von Branchenruf, Funktionsumfang und Empfehlungen aus dem Netzwerk. So priorisiert ihr eingehende RFP-Antworten leichter.

Schaut über Marketingversprechen hinaus. Lest echte User-Stimmen und fragt Kolleg*innen nach ihren Erfahrungen. Aber: Keine zwei Organisationen sind gleich. Das HRIS, das bei eurem Mentor super funktioniert, passt vielleicht nicht zu euch. Das ist okay.

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3. Eine klare und kompakte RFP entwerfen

Eine starke RFP zieht Qualitätsantworten an und verkürzt den Auswahlprozess (zum Vergleich: der durchschnittliche HRIS-Auswahlprozess dauert bis zu 15 Wochen). Werdet konkret bei technischen, sicherheitsbezogenen und funktionalen Anforderungen, vermeidet vage oder zu breite Formulierungen.

Typische Fehler beim Schreiben:

• Zu viel verlangen: Fokussiert auf das, was wirklich zählt. Hier zahlt sich die Trennung in „Needs“ und „Wants“ aus.

• Zu generisch sein: Vage RFPs führen zu mauen Antworten. Werdet präzise. Statt eines „sicherheitsorientierten Anbieters“ benennt konkret die geforderten Compliance- und Sicherheitsstandards.

• Implementierungsdetails ignorieren: Klärt erwarteten Support-Bedarf und Wunschzeitrahmen. Das spart später Zeit.
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4. Anbieterantworten bewerten

Wenn die Antworten kommen, bewertet die Anbieter nach euren Kriterien (etwa technische Fähigkeiten, Usability, Integrationspotenzial, Total Cost of Ownership). Achtet auf Warnsignale: unklare Preisstrukturen, vage Sicherheitsrichtlinien, Versprechen, die zu schön sind, um wahr zu sein.

✨ Pro-Tipp: Kundengeschichten verraten viel darüber, was euch mit einem Partner erwartet. Schaut sie an, bevor ihr eine finale Entscheidung trefft.

5. Demos und Interviews mit Anbietern führen

Eine gut strukturierte Demo zeigt, ob die Versprechen eines Anbieters in der Praxis halten. Produkttouren sind eine starke Alternative, vor allem für den selbstgeführten Weg. Konzentriert euch bei Demos und Interviews auf:

• User Experience: Wird es für HR, Manager und Mitarbeitende intuitiv?
  
• Implementierung und Support: Wie hands-on ist der Anbieter beim Onboarding?
  
• Service-Level Agreements (SLAs) und Uptime-Garantien: Was passiert, wenn etwas schiefgeht?
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6. Konditionen verhandeln und finale Auswahl treffen

Wenn ihr euch entschieden habt, prüft die Vertragsbedingungen sorgfältig. Achtet darauf, dass Verträge flexibel sind und Skalierung erlauben, und zieht für diesen Schritt rechtliche Beratung hinzu, damit ihr die Konditionen vollständig versteht.

In dieser Phase finalisiert ihr außerdem den Implementierungszeitplan, baut einen Change-Management-Plan, um die Adoption zu unterstützen, und plant erste Check-ins, um Systemleistung zu verfolgen und Bedenken aufzugreifen.
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Mit dem richtigen HRIS für euer Unternehmen starten

Ob ihr Self-Service für Mitarbeitende, schlanke People-Management-Workflows, bessere People Analytics oder alles davon wollt: Ein HRIS hat euch im Griff. Aber nur mit einer durchdachten RFP stellt ihr sicher, dass ihr keinen Punkt vergesst.

Mit den Informationen in diesem Leitfaden, samt Vorlage, startet ihr richtig bei eurem neuen Anbieter.

Überprüft eure RFP über die gesamte Partnerschaft hinweg, ob sie eure Bedarfe weiterhin trifft. Falls nicht, ist es vielleicht Zeit für einen Neuanfang. Eure Leute verdienen nichts weniger als das Beste.

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Häufig gestellte Fragen zu HRIS-RFPs

Was ist eine HRIS-RFP?

Eine HRIS-RFP ist ein umfassendes Dokument, das beschreibt, was eine Organisation in einem Human Resources Information System (HRIS) sucht. Sie hält alle Vorlieben fest, von konkreten Lösungen oder Funktionen bis zu Sicherheitsanforderungen und technischen Vorgaben.
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Warum sollten Unternehmen HRIS-RFPs nutzen?

Eine RFP hilft eurem Team, schnell das beste HRIS zu finden und so die Time-to-Value zu verbessern. Ihr setzt eine ganzheitliche HR-Strategie schneller um.

Außerdem reduziert sie den Rechercheaufwand, weil ihr Drittanbieter zu euch einladet statt umgekehrt. Da ihr alle Bewertungskriterien vorab definiert, müsst ihr bei keiner eurer Anforderungen Kompromisse machen. Die besten Anbieter sorgen dafür, dass alle eure Vorgaben erfüllt werden.
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Was gehört in eine HRIS-RFP?

In eure HRIS-RFP gehören:

• Unternehmensinformationen: Basisangaben wie Name und Logo.
  
• Zeitplan: Wann ihr entscheidet und wann das neue HRIS produktiv sein soll.
  
• Projekthintergrund: Kontext zu euren aktuellen HR-Systemen und Erfahrungen mit anderen HRIS-Plattformen.
  
• Stakeholder: Kontaktdaten aller internen Entscheidungsträger*innen.
  
• Bewertungskriterien: Was ihr von einem HRIS erwartet, inklusive technischer Anforderungen, Preisvorstellungen und Funktionalität (das ist der größte Teil der RFP).
  
• Bewertungsprozess: Wie ihr Antworten bewertet und wie Anbieter Kontakt aufnehmen sollen.

Ladet unsere kostenlose HRIS-RFP-Vorlage herunter, für mehr Details zu jedem Abschnitt.
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Was sind typische Stolpersteine bei HRIS-RFPs?

Ein häufiger Stolperstein: fehlende oder unvollständige Details. Je mehr Details ihr in eurer HRIS-RFP nennt, desto besser. Vage Beschreibungen führen zu endlosen Rückfragen und ziehen den Auswahlprozess in die Länge. Oder ihr landet bei einem HRIS-Anbieter, der eure Erwartungen nicht erfüllt. Denkt daran: Transparenz ist alles.